Administrativo (M/F) - Lisboa

Administrativo (M/F) - Lisboa Sobre a empresa

A Manpower encontra-se a recrutar Administrativo (M/F) - Lisboa para integrar equipa em crescimento num cliente prestigiado situado na zona de Lisboa.

Principais responsabilidades

• Assegurar e executar atividades de suporte à operação, garantindo satisfação dos clientes e cumprimento de requisitos de qualidade, segurança e regulamentares.
• Gestão contratual dos arrendamentos: monitorização de termos e renovações, atualização de renda, cauções, garantias bancárias e outras obrigações.
• Emissão de rendas e acompanhamento do ciclo de cobrança.
• Elaboração de mapas de dívida e controlo/acompanhamento, com contacto por email e chamadas para cobrança.
• Gestão da relação com arrendatários: comunicação eficaz, resolução de problemas e registo/listagem de ocorrências reportadas.
• Contabilização de faturas: lançamento em programas informáticos em vigor e preparação de pedidos de autorização para aprovações de pagamentos.
• Emissão de ficheiros SEPA e apoio nos movimentos de integração contabilística.
• Resposta a fornecedores quando solicitada, garantindo o alinhamento com prazos e procedimentos internos.
• Apoio na gestão de ativos.
• Gestão dos serviços comuns dos imóveis (vigilância, higiene e limpeza, elevadores, manutenção, energia, gás e eletricidade) e acompanhamento de contratos.
• Gestão de contratos de utilidades (energia, água e gás) e seguros associados ao imóvel, coordenando serviços e documentação.
• Apoio a consultas ao mercado para obras e/ou prestação de serviços.
• Submissão de processos de licenciamento, assegurando conformidade e acompanhamento documental.
• Elaboração de mapas de controlo de gestão e apoio na monitorização de indicadores.
• Gestão do arquivo documental e organização de documentação de suporte.
• Execução de funções de secretariado quando necessário.
• Atendimento telefónico e encaminhamento de pedidos, garantindo uma experiência consistente para clientes e parceiros.

Requisitos e competências

• Licenciatura em Gestão Imobiliária, Contabilidade ou Secretariado (preferencial).
• Experiência profissional entre 3 a 5 anos em funções administrativas com componente de gestão documental, faturação e/ou apoio a operações.
• Conhecimentos sólidos de Excel e Word.
• Capacidade analítica e atenção ao detalhe, com rigor e orientação para prazos.
• Organização, autonomia e proatividade no acompanhamento de tarefas e processos.
• Boa capacidade de trabalho em equipa e perfil colaborativo.
• Facilidade na resolução de problemas e gestão de prioridades.
• Elevado nível de gestão de tempo e disciplina operacional.
• Inglês a nível oral e escrito (nível B2).
• Competências de comunicação para interação com clientes, arrendatários, fornecedores e diferentes níveis de senioridade.
• Conhecimentos e experiência em processos administrativos relacionados com faturação, cobranças e controlo de documentação.
• Experiência com emissão/gestão de pagamentos e preparação de ficheiros para transferências (SEPA), quando aplicável.
• Conhecimentos de procedimentos de arquivo e organização documental para suporte a auditorias e processos internos.

Candidate-se já

Se procura uma função administrativa com impacto real na operação, num ambiente exigente e organizado, envie a sua candidatura. Estamos à procura de alguém rigoroso, proativo e com gosto por processos e relacionamento com clientes.